Законодательство Калужской области Форум Бабынинский р-н Барятинский р-н Белая Боровский р-н Дзержинский р-н Думиничский р-н Ждамирово Жиздринский р-н Жуковский р-н Износковский р-н Калуга Калужская область Карачево Кировский р-н Козельский р-н Куйбышевский р-н Людиновский р-н Малоярославецкий р-н Медынский р-н Мещовский р-н Мосальский р-н Обнинск Перемышльский р-н Ромодановские Дворики Спас-Деменский р-н Сухиничский р-н Тарусский р-н Ульяновский р-н Ферзиковский р-н Хвастовичский р-н Юхновский р-н Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления ПОСТАНОВЛЕНИЕ Губернатора Калужской области № 509 от 30.12.1997 "ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ" Официальная публикация в СМИ: публикаций не найдено Утратил силу в связи с изданием Постановления Губернатора Калужской области № 467 от 29.07.2004. ГУБЕРНАТОР КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 30 декабря 1997 г. № 509 ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ В целях совершенствования организации делопроизводства в администрации Губернатора области ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области. 2. Руководителям структурных подразделений администрации Губернатора области обеспечить строгое соблюдение требований инструкции. 3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на Руководителя администрации Губернатора области Е.Ф.Моисеева. 4. Признать утратившим силу постановление Главы администрации Калужской области от 30 сентября 1994 года № 270 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Калужской области". Губернатор Калужской области В.В.Сударенков Утверждена Постановлением Губернатора Калужской области от 30 декабря 1997 г. № 509 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, с письмами и обращениями граждан, основные правила их подготовки и оформления в администрации Губернатора Калужской области (далее - администрация) в процессе выполнения возложенных на нее функций по обеспечению деятельности Губернатора, Вице-губернатора, Правительства и Руководителя администрации Губернатора области. Правила и порядок работы с секретными документами в администрации регламентируются специальным Положением. 1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в подразделениях администрации возлагается на их руководителей. Ведение делопроизводства осуществляется сотрудниками подразделений администрации, на которых возложена эта обязанность. 1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в администрации осуществляется канцелярией администрации. 1.4. Работа с документами, поступившими в администрацию, осуществляется в соответствии с государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ведется, как правило, в служебных помещениях. 1.5. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов, проектов решений Губернатора области и проектов решений Правительства области осуществляется в форме, установленной авторами документа. Если способ не указан, этот вопрос решает руководитель организации (подразделения) самостоятельно в соответствии с ГСДОУ. 1.6. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений администрации обязаны передавать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения, а при увольнении или переходе на работу в другое подразделение - сдать все числящиеся за ними документы. 1.7. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения администрации, сообщается в канцелярию администрации и Руководителю администрации Губернатора области. Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Руководитель администрации Губернатора области. 1.8. При осуществлении оперативных связей с вышестоящими и функциональными организациями, структурными подразделениями, отдельными гражданами могут быть решены письмом, в том случае, если невозможен бездокументационный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктивные и др. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы. 1.9. Взаимодействие со средствами массовой информации осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "О средствах массовой информации". 1.10. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них документов. 2. Прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции 2.1. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производятся отделом делопроизводства канцелярии администрации (далее - отдел делопроизводства). Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При вскрытии проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные или ошибочно присланные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При отсутствии документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (приложение 1) в 3-х экземплярах: первый остается в отделе делопроизводства, второй вместе с документом передается адресату, а третий направляется отправителю документа. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде". Если поступает новый документ (отдельные листы) взамен первого его варианта с просьбой об уничтожении ранее высланного документа (отдельных листов), то первый вариант документа (отдельных листов) уничтожается. При этом составляется акт (приложение 2), который вместе с вновь присланным документом (отдельными листами) и просьбой об уничтожении остается в отделе делопроизводства. 2.2. Поступившие документы регистрируются. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.). 2.3. Регистрация поступивших документов производится в отделе делопроизводства с вводом информации о них в электронную базу данных. Документы регистрируются в день поступления, а при их поступлении после 17 часов или в нерабочее время - в первый рабочий день. При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, территория, а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложений к нему, сведения об исполнителе, которому направляется документ, и сведения о документах, связанных с поступившим. Учетная карточка распечатывается в двух экземплярах, один из которых остается в отделе делопроизводства, другой вместе с документом передается по назначению. 3. Организация работы с документами в подразделениях 3.1. Все документы направляются для исполнения в подразделения администрации только через отдел делопроизводства. 3.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через отдел делопроизводства по договоренности между руководителями подразделений с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ. При этом отделом делопроизводства производится переадресация документа, а в учетной карточке указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ. 3.3. Прием и учет документов, поступивших в подразделение администрации и зарегистрированных отделом делопроизводства, осуществляется сотрудниками, на которых возложено ведение делопроизводства в подразделении. Документы, поступившие непосредственно в подразделения (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в отдел делопроизводства. Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются как в электронной регистрационной, так и в учетной карточках. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки. 3.4. Руководители подразделений администрации организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя и дату. Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в подразделение. 3.5. Руководители подразделений администрации с учетом важности содержащихся в документах вопросов обеспечивают подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения на рассмотрение Губернатора области, Вице-губернатора области, Руководителя администрации Губернатора области или Правительства Калужской области. 3.6. Сотрудник подразделения администрации, на которого возложено ведение делопроизводства, не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у сотрудников этого подразделения, со сведениями, находящимися в картотеке отдела делопроизводства, составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю подразделения о состоянии работы с документами. 3.7. Исполненные документы передаются исполнителями в отдел делопроизводства для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 3.8. При составлении и оформлении документов сотрудники подразделений администрации должны руководствоваться требованиями ГОСТа 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Общие требования 3.8.1. Содержание документа должно быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание. В документе - ответе указываются номер и дата документа, на который дается ответ; дата и номер документа выносятся в заголовок его первого листа. На лицевой или оборотной стороне последнего листа основного исходящего документа, в левом нижнем углу, указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, например: Иванов 7 16 84. Отправляемому из подразделения документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения и порядкового регистрационного номера документа (например: А15-164). Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел. Адресование 3.8.2. Документ адресуется организации, структурному подразделению организации, должностному или частному лицу. Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки. При направлении документа в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, например: Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например: Законодательное Собрание Калужской области Комитет по законодательству Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например: Министру финансов Российской Федерации Фамилия И.О. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности, например: Законодательное Собрание Калужской области Председателю комитета по социальной политике Фамилия И.О. Удостоверение документа 3.8.3. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества (или инициал имени) ставятся перед фамилией. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом ( с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается соответствующим решением, то гриф утверждения включает в себя: слово УТВЕРЖДЕНО, название вида решения, его дату и номер. На документе проставляется дата его подписания, утверждения или составления, оформляемая цифровым способом, то есть тремя парами арабских цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год, (например: 30.01.97), либо словесно - цифровым (например: 3 февраля 1997 г.). Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и т.п., словесно - цифровой - при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов, а также в их текстах. Приложения к документам 3.8.4. В документе информационно - справочного характера - письме, справке, пояснительной записке, заключении и т.д., имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количество прилагаемых экземпляров, например: Приложение: на 2 л. в 5 экз. Если в документе информационно - справочного характера приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров. Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление: Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например: Приложение: брошюра в 3 экз. При наличии в решении Губернатора области, Вице-губернатора области, Руководителя администрации Губернатора области, Правительства Калужской области приложений ссылка на приложения дается в тексте решения. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу пишется: Приложение к постановлению Губернатора Калужской области от 27 января 1997 г. № 26 Если приложений несколько, то они нумеруются, например: Приложение 1 к постановлению Губернатора Калужской области от 17 декабря 1996 г. № 538 4. Рассмотрение и оформление областных законов, поступивших Губернатору области для подписания 4.1. Областной закон, принятый Законодательным Собранием Калужской области, поступивший Губернатору области для подписания, направляется в комитет по вопросам права администрации Губернатора области для подготовки предложений Губернатору области о подписании областного закона или его отклонении. Комитет по вопросам права рассматривает областной закон с точки зрения его соответствия Конституции Российской Федерации и нормам российского и областного законодательства и в 4-дневный срок со дня его поступления возвращает областной закон Губернатору области. При этом, если комитет по вопросам права рекомендует Губернатору области отклонить областной закон, он представляет также соответствующее заключение и проект письма Губернатора области в Законодательное Собрание области. В 3-дневный срок со дня поступления Губернатор области подписывает или направляет отклоненный закон в Законодательное Собрание области. 4.2. Областные законы передаются в протокольный отдел канцелярии администрации Губернатора области (далее - протокольный отдел) для их оформления и выпуска. Законам присваиваются порядковые номера. Нумерация ведется с начала и до конца года с записью в соответствующем журнале. После порядкового номера областного закона добавляются (через дефис) буквы "ОЗ". Копии законов направляются адресатам согласно указателю рассылки, составляемой комитетом по законодательным предположениям, и в комитет по связям с общественностью при Губернаторе области для обнародования в течение семи дней со дня подписания Губернатором области. 4.3. Подлинники областных законов после их выпуска вместе с другими документами, связанными с их рассмотрением и принятием, и указателями рассылки хранятся в протокольном отделе. 5. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений 5.1. Постановлениями Губернатора области оформляются решения нормативного характера, то есть предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также о награждении Почетной Грамотой Губернатора области. В форме распоряжений Губернатора области принимаются решения по оперативным, организационным и кадровым вопросам. Распоряжения Губернатора области не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер. Распоряжениями Руководителя администрации Губернатора области оформляются решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы администрации Губернатора области в процессе осуществления функций по обеспечению деятельности Губернатора области, Вице-губернатора области и Правительства Калужской области. 5.2. Подготовка и оформление проектов решений Губернатора области, Руководителя администрации Губернатора области производится в соответствии с порядком, устанавливаемым Губернатором области, а Правительства - регламентом Правительства Калужской области. Проекты решений подготавливаются и вносятся подразделениями, департаментами, организациями на основании поручений (указаний) Губернатора области, Вице-губернатора области или Руководителя администрации Губернатора области либо в инициативном порядке. Проекты решений по кадровым вопросам подготавливаются комитетом по делам государственной и муниципальной службы администрации Губернатора области на основании соответствующих представлений. 5.3. Ответственность за качество подготовки проектов решений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, департаментов, организаций, которые вносят эти проекты. 5.4. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства, распоряжений Руководителя администрации Губернатора области (далее именуются - проекты решений) печатаются на бланках установленной формы. 5.5. Текст проекта постановления, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей части ( распоряжение, как правило, преамбулы не имеет). В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки решения, а также ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. Постановляющая часть проектов решений, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. 5.6. В проектах решений употребляются только официальные наименования органов и организаций. 5.7. Решения должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. 5.8. Оформленные на бланке установленной формы проекты решений подлежат согласованию, которое оформляется визой. Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа. 5.9. Проекты решений Губернатора области в обязательном порядке должны визироваться: исполнителем; руководителем подразделения, департамента, организации, который представил проект; руководителями подразделений, департаментов, организаций, которым в решении предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных подразделений, департаментов и организаций; председателем комитета по вопросам права; Руководителем администрации Губернатора области. 5.10. Проекты решений, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в областной собственности, подлежат согласованию с председателем комитета по управлению государственным имуществом области или его заместителем, а находящихся на балансе администрации Губернатора области - с руководителем службы хозяйственного обеспечения администрации Губернатора области и директором государственного предприятия "Управление административными зданиями". Проекты решений, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств, финансирования, визируются директором департамента финансов и бюджета области или его заместителем. Проекты решений по вопросам землепользования согласовываются с председателем комитета по земельным ресурсам и землеустройству области. К проектам решений, предусматривающих поощрение работников, прилагается соответствующее ходатайство, а предусматривающих наказание - объяснительные записки работников, допустивших нарушения. Все решения Губернатора области визируются Вице-губернатором области. В подразделениях, департаментах, организациях проекты решений согласовываются (рассматриваются) не более чем в 2-дневный срок. Визирование проектов постановлений Правительства Калужской области осуществляется в соответствии с регламентом Правительства. 5.11. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту решения излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания. 5.12. Приложение к проекту решения визируется исполнителем на лицевой стороне последнего листа. 5.13. Подготовленный проект решения перед передачей на визу Руководителю администрации Губернатора области (кроме постановлений Правительства ) представляется в протокольный отдел для проверки его оформления. После проверки проект передается на визу Руководителю администрации Губернатора области. Проекты решений, подготовленные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку должностным лицам, внесшим проекты решений. 5.14. Подписанные Губернатором области постановления и распоряжения, распоряжения Руководителя администрации Губернатора области передаются их помощниками в протокольный отдел для оформления и выпуска. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года. Постановления и распоряжения регистрируются раздельно, причем постановления Правительства и распоряжения Руководителя администрации Губернатора области отдельно от постановлений и распоряжений Губернатора области. К порядковому номеру распоряжений Губернатора области через дефис добавляется буква "р", а Руководителя администрации Губернатора области - буквы "ра". 5.15. Копии документов, заверенные печатью протокольного отдела направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа, причем решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые решения, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, или их правопреемникам. Копии документов, затрагивающие интересы граждан, направляются в комитет по связям с общественностью при Губернаторе области для опубликования. Замена разосланных решений производится по указанию Руководителя администрации Губернатора области. 5.16. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства, распоряжений Руководителя администрации Губернатора области вместе с документами, на основании которых принято решение, и указателями рассылки остаются в протокольном отделе для последующей передачи в архив и хранятся в металлических закрывающихся шкафах. 5.17. Копии решений независимо от указателя рассылки направляются в комитет по информатизации для ввода их в электронную базу данных. 6. Подготовка проектов и оформление поручений, писем и телеграмм Губернатора области, Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатора области 6.1. Проекты поручений готовятся помощниками Губернатора области, Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатора области или согласно указаниям - сотрудниками подразделений администрации на бланках установленной формы. 6.2. В проекте поручения указываются исполнители, содержание поручения, а в необходимых случаях сроки его выполнения, а также вид документа, на который дается поручение, его исходящий номер и дата, корреспондент, территория. Если в проекте поручения предусматривается несколько исполнителей, определяется ответственный исполнитель, который указывается первым или против его фамилии пишется слово "созыв". 6.3. Подписанное поручение с документом, по которому дано поручение, передается в отдел делопроизводства для регистрации, оформления и рассылки. Подлинники поручений и подлинники документов, по которым даны эти поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственному исполнителю направляется подлинник поручения и подлинник документа, другим - копии поручения и документа. 6.4. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует ответственный исполнитель. 6.5. Исполнители докладывают руководителю, давшему поручение, о ходе и результатах его исполнения, как правило, в письменном виде через отдел делопроизводства. Соисполнители поручения (если оно дано нескольким исполнителям) направляют свой вариант ответа ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель готовит обобщенную информацию об исполнении поручения, которая визируется всеми соисполнителями либо содержит ссылку на согласование с ними ответа (указываются фамилия, имя, отчество и должность лица, с которым согласован вопрос, и дата согласования), к справке (ответу) прилагается оригинал (копия) документа и поручения. В справке о результатах исполнения указывается когда и кем о них сообщено автору документа. Исполнитель, имеющий по вопросу особое мнение, прикладывает свою записку к обобщенной информации остальных соисполнителей либо представляет давшему поручение руководителю самостоятельную информацию. 6.6. Если по документу не оформляется поручение, то в службе руководителя на оборотной стороне документа отмечается, кому и когда он доложен, и документ списывается в дело. 6.7. Проекты писем печатаются на бланках установленной формы. Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги. На бланке в правом верхнем углу первого листа письма указываются адрес зарубежного корреспондента, включающий фамилию (имя и фамилию) адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата, название города и страны. Если письмо оформляется не на бланке, то в правом верхнем углу его первого листа указываются наименование города, дата отправления (словесно - цифровым способом) и регистрационный номер, а в левом нижнем углу этого же листа - адрес зарубежного корреспондента с инициалом имени, фамилией и наименованием официальной должности. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона на подлиннике письма не указываются, но проставляются на копии письма, оставшейся в деле. Письма на бланках "Губернатор Калужской области" подписываются Губернатором области, на бланках "Вице-губернатор Калужской области" - Вице-губернатором области, на бланках "Правительство Калужской области" - Губернатором области или Вице-губернатором области, на бланках "Руководитель администрации Губернатора Калужской области" - Руководителем администрации Губернатора области. 6.8. Проекты писем и телеграмм должны быть краткими. Текст телеграммы излагается без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка без исправлений, переноса слов и не должен превышать двух страниц машинописного текста. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (инициалы не указываются). К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии, завизированные исполнителем и руководителем подразделения на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены. Письма и телеграммы, направляемые в адрес Президента и Правительства Российской Федерации, зарубежным адресатам должны быть завизированы Руководителем администрации Губернатора области. На оборотной стороне последнего листа документа указывается фамилия, инициалы и номер служебного телефона исполнителя. 6.9. Если письмо или телеграмма содержат не более 4 адресатов, то подписывается каждый экземпляр. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки в 2-х экземплярах с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий. Подписанные письма или телеграммы передаются исполнителем в отдел делопроизводства для регистрации и отправки. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Подписанная копия письма или телеграммы и первый экземпляр указателя рассылки остаются в отделе делопроизводства. 6.10. Телефонограммы в адрес Губернатора области, Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатора области принимаются и записываются работниками соответствующих приемных. 7. Организационное, документационное и информационное обеспечение заседаний и совещаний 7.1. Подготовка и проведение заседаний Правительства, оформление принятых на заседаниях решений осуществляются в соответствии с Законом Калужской области "О Правительстве Калужской области" и регламентом Правительства Калужской области. 7.2. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний, встреч и других мероприятий ( далее - мероприятия) с участием Губернатора области, Вице-губернатора области, Руководителя администрации Губернатора области осуществляют помощники Губернатора области, Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатора области совместно с подразделениями администрации. Мероприятия проводятся в соответствии с распоряжениями, поручениями (указаниями) Губернатора области, Вице-губернатора области, Руководителя администрации Губернатора области. 7.3. Помощники Губернатора области, Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатора области обеспечивают: взаимодействие с соответствующими подразделениями администрации Губернатора области в части организационного обеспечения подготовки и проведения мероприятия; подготовку проекта распоряжения Губернатора области или Руководителя администрации Губернатора области о проведении мероприятия совместно с другими подразделениями администрации; составление плана работы подразделений администрации Губернатора области по подготовке и проведению мероприятия, порядок его проведения совместно с подразделениями администрации Губернатора области, ответственными за содержательную часть мероприятия, его документационное и информационное обеспечение; координацию работы подразделений администрации Губернатора области, ответственных за содержательную часть мероприятия, по срокам подготовки документов, формированию папки для председательствующего на мероприятии; подготовку списка приглашенных на мероприятие; оповещение участников мероприятия о дате, времени и месте его проведения (с привлечением сотрудников подразделения администрации Губернатора области, ответственного за содержательную часть мероприятия); регистрацию участников мероприятия (с привлечением сотрудников подразделения администрации, ответственного за содержательную часть мероприятия). 7.4. Подразделения администрации Губернатора области, ответственные за содержательную часть мероприятия, обеспечивают: качественную подготовку документов и материалов к мероприятию, списков приглашенных, порядка ведения мероприятия, а также необходимое их согласование не позднее чем за 3 дня до назначенной даты проведения мероприятия; формирование рабочей папки председательствующему на мероприятии и рабочих папок участникам мероприятия; своевременное приглашение участников мероприятия; подготовку при необходимости протокола (решения) проведенного мероприятия и документов Губернатора области, Вице-губернатора области, Руководителя администрации Губернатора области по вопросам, рассматриваемым на мероприятии; контроль за выполнением поручений, данных по результатам проведения мероприятий. 7.5. Протокол совещания составляется совместно помощниками Губернатора области, Вице-губернатора области или Руководителя администрации Губернатора области и сотрудниками подразделений, к сфере ведения которых относятся рассмотренные на совещании вопросы. Проект протокола визируется сотрудниками, его готовившими. 7.6. Первая страница протокола печатается на бланке установленной формы, где указываются место и дата проведения совещания, инициалы и фамилии его участников, а также их должности (приложение 5). 7.7. Каждый раздел протокола, соответствующий рассматриваемому вопросу, нумеруется римской цифрой. Заголовки разделов подчеркиваются, под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании при рассмотрении каждого вопроса, излагаются принятые на совещании решения. 7.8. Протокол совещания подписывается председательствующим на совещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте решения. 7.9. Протокол регистрируется и хранится в соответствующем подразделении, где ему присваивается номер, который состоит из инициалов (имени и фамилии) председательствовавшего на совещании, индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола, который присваивается секретариатом (аппаратом) в пределах календарного года (например: № ВС-08/5). 7.10. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный сотрудниками секретариата (аппарата) или подразделения, ответственного за подготовку совещания. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола. 7.11. Копии протоколов совещаний оформляются и готовятся к рассылке сотрудником подразделения, ответственного за подготовку совещания. При этом на первом листе каждой копии протокола (в правом верхнем углу) этот сотрудник должен указать наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола. Копии протокола (без воспроизведения подписи председательствовавшего) заверяются печатью, которая проставляется в отделе делопроизводства. Для отправки копии протокола и указатель рассылки передаются в отдел делопроизводства. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри администрации, указываются инициалы и фамилии должностных лиц, которым они направляются. 7.12. Служба хозяйственного обеспечения администрации Губернатора области осуществляет подготовку места проведения мероприятия, а при необходимости - выполнение типографских работ, выделение канцелярских принадлежностей и их доставку к месту проведения мероприятия, организацию питания и размещение участников мероприятий в гостиницах, обеспечение их транспортом и билетами на обратный проезд. 7.13. Канцелярия администрации Губернатора области осуществляет документационное и техническое обслуживание мероприятий в части: тиражирования документов по заявкам подразделения администрации Губернатора области, ответственного за содержательную часть мероприятия и по указанию Руководителя администрации Губернатора области; расшифровки звукозаписей по поручению Руководителя администрации Губернатора области. 7.14. Информирование средств массовой информации о мероприятиях осуществляется комитетом по связям с общественностью при Губернаторе области. 8. Контроль за исполнением документов и поручений 8.1. Контроль и проверку исполнения постановлений и распоряжений Губернатора области, распоряжений Руководителя администрации Губернатора области, поручений Губернатора области, Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатора области осуществляют подразделения администрации в соответствии с их функциями. 8.2. Контролю подлежит исполнение: постановлений и распоряжений Губернатора области; постановлений Правительства Калужской области; распоряжений Руководителя администрации Губернатора области; поручений Губернатора области и Вице-губернатора области, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; поручений Губернатора области и Вице-губернатора области, данных во исполнение решений Правительства Российской Федерации; поручений Губернатора области и Вице-губернатора области, данных во исполнение федеральных законов, актов Государственной Думы и Совета Федерации; поручений Губернатора области, Вице-губернатора области, Руководителя администрации Губернатора области, данных по обращениям членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы; поручений Губернатора области и Вице-губернатора области, данных во исполнение постановлений Законодательного Собрания Калужской области; поручений, содержащихся в протоколах мероприятий с участием Губернатора области, Вице-губернатора области, Руководителя администрации Губернатора области; поручений Губернатора области, Вице-губернатора области, Руководителя администрации Губернатора области, данных по рассмотренной ими служебной корреспонденции. 8.3. Исполнение постановлений и распоряжений Губернатора области контролируется подразделениями, подготовившими их проекты, а также помощниками Губернатора области и Вице-губернатора области совместно с контрольным отделом канцелярии администрации Губернатора области (далее - контрольный отдел). Исполнение распоряжений Руководителя администрации Губернатора области контролируется его помощником совместно с подразделением, к ведению которого относятся поручения, данные в распоряжении. Исполнение постановлений Правительства Калужской области контролируется секретариатом Правительства Калужской области в соответствии с Регламентом Правительства Калужской области. Поручения Губернатора области и Вице-губернатора области, данные во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, федеральных законов, актов Государственной Думы и Совета Федерации, постановлений Законодательного Собрания берутся на контроль контрольным отделом. Поручения Губернатора области, Вице-губернатора области, Руководителя администрации Губернатора области, данные по обращениям членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы контролируются помощниками Губернатора области, Вице-губернатора области, Руководителя администрации Губернатора области и соответствующими подразделениями. Эти поручения также берутся на учет и контроль контрольным отделом. Исполнение поручений Губернатора области, Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатора области по итогам их поездок в районы и города области контролируются комитетом по делам местного самоуправления и территорий совместно с другими подразделениями или департаментами, если им также поручено осуществление контроля. Поручения Губернатора области, Вице-губернатора области, Руководителя администрации Губернатора области, данные по рассмотренной ими служебной корреспонденции, а также содержащиеся в протоколах мероприятий с их участием контролируются помощниками Губернатора области, Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатора области и соответствующими подразделениями. Контроль за исполнением поручений, данных Губернатором области или Вице-губернатором области по обращениям граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан канцелярии администрации Губернатора области. 8.4. Руководители подразделений администрации Губернатора области определяют из числа работников исполнителей документов и поручений, которые обеспечивают контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации, подготовку необходимых документов, докладов о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольным отделом. Руководители подразделений администрации Губернатора области систематически проверяют состояние исполнения поручений в своих подразделениях и при необходимости принимают меры по обеспечению их выполнения. 8.5. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует ответственный исполнитель. Доклад о выполнении такого поручения и ответ автору обращения представляется ответственным исполнителем по согласованию с соисполнителями или на основании представленных ими материалов, если в поручении не содержится иных указаний. 8.6.Поручения исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с даты его подписания. Поручения, содержащие в тексте указание "срочно", исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение десяти дней. В 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "оперативно". Срок исполнения поручения, содержащегося в постановлении или распоряжении, исчисляется в календарных днях с даты принятия документа. 8.7. Если поручение не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ. Промежуточный ответ регистрируется в отделе делопроизводства. Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения исполненным. 8.8. Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через отдел делопроизводства на имя руководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении этого срока и причинах отсрочки, причем не позднее чем за 2 дня до истечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившим срок. Отдел делопроизводства сообщает о принятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока и вносит коррективы в учетную карточку. 8.9. О ходе и результатах выполнения поручения, на котором проставлен штамп или пометка "Контроль", представляется информация за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности. В информации о выполнении поручения должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения и содержаться сведения об информированности автора, по обращению которого было дано поручение. Информация, не отвечающая этим требованиям, может быть возвращена должностным лицом, давшим поручение, исполнителю для доработки и повторного представления. 8.10. Поручение считается исполненным, если представленная информация о выполнении предусмотренных в ней заданий принята и по ней не даны дополнительные поручения. Поручение снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение. Если исполнение поручения завершилось выпуском решения, то для снятия его с контроля руководитель подразделения представляет справку Руководителю администрации Губернатора области, который снимает данное поручение с контроля. 8.11. Постановления и распоряжения Губернатора области снимаются с контроля Губернатором области или Руководителем администрации Губернатора области. 8.12. Информация об исполнении поручений вместе с подлинниками поручений и документов направляется в отдел делопроизводства для приобщения "в дело". 9. Порядок работы с письмами и организация приема граждан 9.1. Работа с письмами и организация приема граждан ведется в отделе по работе с обращениями граждан канцелярии администрации Губернатора области (далее - отдел обращений) в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами по делопроизводству. 9.2. Письма граждан, поступившие в администрацию Губернатора области, регистрируются в отделе обращений в регистрационно - контрольных карточках установленной формы (приложение 4). Если письмо поступило из вышестоящей организации с требованием информации по рассмотрению, то оно регистрируется на карточке такой-же формы, но с красной полосой вверху. На письмах проставляется штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера (порядкового номера поступления в течение календарного года). Зарегистрированные письма граждан в зависимости от их содержания направляются по принадлежности помощникам Губернатора области или Вице-губернатора области для подготовки поручений по их рассмотрению. Проекты поручений готовятся на бланках установленной формы (приложения 5, 6, 7, 8). 9.3. Подписанное поручение с письмом, по которому дано поручение, передается в отдел обращений для оформления и рассылки. Подлинники поручений и писем граждан, по которым даны эти поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственному исполнителю (указывается в поручении первым) направляется подлинник поручения и подлинник письма, другим - копии поручения и письма. Автор письма информируется через отдел обращений о поручении по его письму на бланке установленной формы (приложение 9). 9.4. Информация об исполнении поручения и письмо, по которому дано поручение, через отдел обращений передается помощникам Губернатора области или Вице-губернатора области для доклада руководителю, давшему поручение. 9.5. Если письмо рассмотрено непосредственно в подразделении, то автор извещается об этом в письменной, а в отдельных случаях в устной форме. Об устном уведомлении автора делается запись на свободном от текста поле письма, после чего оно возвращается в отдел обращений. 9.6. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан осуществляют руководители подразделений и департаментов. Письмо, по которому было поручение с просьбой доложить о результатах рассмотрения, снимается с контроля тем должностным лицом, которое дало поручение, на основании информации или иного документального подтверждения его исполнения. Копия указанной информации или документа, свидетельствующего о завершении работы с письмом, направляется в отдел обращений. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, автору дан ответ в письменной, а в отдельных случаях в устной форме. 9.7. Письма граждан, не требующие доклада руководству, направляются отделом обращений на рассмотрение органов исполнительной власти, к компетенции которых относится решение поставленных в них вопросов. 9.8. Переадресовка писем из одного подразделения в другое осуществляется только через отдел обращений. 9.9. Письма должностными лицами рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе обращений, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен, но не более чем на один месяц, руководителем, давшим соответствующее поручение, о чем сообщается автору письма. 9.10. Прием граждан осуществляется сотрудниками отдела обращений ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) в помещении отдела. Личный прием граждан Губернатором области и Вице-губернатором области, директорами департаментов осуществляется согласно графику, утверждаемому Губернатором области. Подготовка и проведение приема граждан, а также контроль за исполнением поручений, данных на личном приеме Губернатором области и Вице-губернатором области, осуществляется работниками отдела обращений. Переданные на приеме гражданами письменные заявления учитываются и рассматриваются как письма граждан. Учет граждан, пришедших на прием, и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы (приложение 10). На этих же карточках указывается поручение, данное по заявлению. 9.11. Отдел обращений ведет анализ обращений граждан и периодически представляет Губернатору области информационно - справочные материалы о поступивших и рассмотренных письменных и устных обращениях граждан. 10. Особенности работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" 10.1. Положения настоящей инструкции распространяются на работу с документами с грифом "Для служебного пользования". 10.2. Гриф "Для служебного пользования" ставится на отдельных документах (изданиях) нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению). 10.3. Документы (издания) с грифом "Для служебного пользования", в т.ч. статистические сборники: учитываются в специальных журналах или учетных карточках, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме документов с грифом "Для служебного пользования" разрешается вести их учет совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этом случае к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП"; передаются работникам подразделений администрации Губернатора области под расписку, пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой; хранятся в сейфах или металлических шкафах; снятие с них копий возможно в особых случаях по разрешению Руководителя администрации Губернатора области. 10.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. 10.5. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", которые утратили практическое значение и не имеют исторической ценности, производится в подразделениях администрации Губернатора области по акту (приложение 11). 11. Изготовление и использование печатей и штампов 11.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в подразделениях администрации Губернатора области используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 11.2. Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, на платежных поручениях, расходных расписаниях и других финансовых документах на получение денежных средств, на удостоверениях должностных лиц, назначаемых Губернатором области или Вице-губернатором области, а также могут использоваться в иных установленных случаях. Простые круглые печати (негербовые) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. 11.3. Оттиск печати проставляется на документах в определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 11.4. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации Губернатора области, производится по разрешению Руководителя администрации Губернатора области. Образцы печатей и штампов согласовываются с комитетом по вопросам права администрации Губернатора области. Заявки на изготовление печатей и штампов передаются в службу хозяйственного обеспечения администрации Губернатора области для размещения и исполнения заказов. 11.5. Все изготовленные печати и штампы учитываются в канцелярии администрации Губернатора области и выдаются под расписку сотрудникам подразделения, отвечающим за их использование и сохранность. 11.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Руководитель администрации Губернатора области. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в канцелярию администрации Губернатора области, где они уничтожаются, о чем составляется акт. 11.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений. 11.8. При оставлении должности сотрудник, которому были выданы печать или штамп, обязан сдать их в канцелярию администрации Губернатора области 12. Машинописные и копировально-множительные работы Машинописные работы 12.1. Печатание документов в администрации Губернатора области производится в отделе машинописных и копировальных работ канцелярии администрации Губернатора области. Отдельные машинописные работы должны выполняться непосредственно в подразделениях администрации Губернатора области с соблюдением установленных правил печатания. 12.2. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается. Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с магнитных носителей осуществляется на основании письменных заявок подразделений администрации Губернатора области по согласованию с заведующим канцелярией администрации Губернатора области. 12.3. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. При наличии большого количества срочных материалов порядок их печатания определяется заведующим канцелярией администрации Губернатора области. 12.4. Передаваемые для печати рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил) синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. При приеме материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств, организаций, комитетов, отделов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. 12.5. Принятые для печатания материалы учитываются в журнале учета машинописных работ, в котором отмечаются порядковый номер, название документа или краткое содержание, а после исполнения работы - наименование файла и количество листов. 12.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Документы, представляемые на подпись Губернатору области, а также тексты документов, подготавливаемые к типографскому изданию, печатаются, как правило, через два интервала. Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр., с) и знаков препинания. На лицевой стороне последнего листа документа или приложения в левом нижнем углу проставляется наименование файла. Документ сохраняется в электронной памяти определенное время. Для внесения правок в документ или чтобы получить дубликат документа, заказчик указывает наименование файла. Копировально-множительные работы 12.7. Копировально-множительные работы осуществляются в отделе машинописных и копировальных работ канцелярии администрации Губернатора области. 12.8. Разрешается копирование только документов и материалов служебного характера. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, подписанный руководителем подразделения. Учет выполненных работ ведется на основании заказов, которые хранятся в течение года. 12.9. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными. На размножение сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочные работы выполняются вне очереди. Срочность их выполнения определяется заведующим канцелярией администрации Губернатора области. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются исполнителю. Копирование решений Губернатора области или Руководителя администрации Губернатора области производится только по заявкам руководителей соответствующих подразделений. Звукозапись мероприятий 12.10. За звукозапись мероприятий с участием Губернатора области, Вице-губернатора области и Руководителя администрации Губернатора области несет ответственность подразделение администрации Губернатора области, отвечающее за проведение мероприятия. Звукозапись заседаний Правительства области производится секретариатом Правительства области. 12.11. Звукозапись мероприятий, как правило, производится на магнитных носителях, выполняется в диктофонном варианте. Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся подразделениями, ответственными за мероприятие как непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их завершения в согласованные с организаторами сроки. Расшифровка и распечатка звукозаписей заседаний Правительства области ведется отделом машинописных и копировальных работ по согласованию с заведующим канцелярией администрации Губернатора области. В течение года архивные звукозаписи хранятся в подразделении, ответственном за проведение мероприятий. При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации. Звукозаписи закрытых мероприятий сразу после окончания записи передаются на хранение в режимно - секретный отдел. 12.12. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции к выполнению машинописных работ. На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи, проставляется дата. Прием и оперативная передача текстов документов по официальным каналам факсимильной связи 12.13. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера администрации Губернатора области, установлены в отделе специальной документальной связи администрации Губернатора области. 12.14. При передаче и приеме текстов служебных документов по указанным телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 x 297) черным цветом, не должен превышать 8 листов; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения администрации Губернатора области; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования"; подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы учитываются в журнале без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 13. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 13.1. В целях правильного формирования, быстрого поиска и учета документов составляется номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве администрации Губернатора области в течение года, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 13.2. Номенклатура дел составляется отделом делопроизводства на основе предложений, подготавливаемых структурными подразделениями. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об администрации Губернатора области, штатным расписанием, перечнем документов с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел утверждается Руководителем администрации Губернатора области после согласования с экспертной комиссией (ЭК) администрации Губернатора области, а затем с экспертно - проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов (приложение 12). 13.3. После утверждения номенклатуры дел администрации Губернатора области структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе. 13.4. Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел пересогласовывается с ЭПК управления по делам архивов не реже чем раз в 5 лет. В случае изменения структуры администрации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению. 13.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации Губернатора области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся под общим заголовком и единым индексом). Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел канцелярии администрации Губернатора области. Графы номенклатуры дел администрации Губернатора области, его структурных подразделений заполняются следующим образом. В графе I номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, документов к протоколам заседаний и т.д.) или видов документов (протоколы, постановления, распоряжения и т.д.); название структурного подразделения, департамента и т.д.; краткое содержание документов дела. Заголовок может быть дополнен следующими элементами: название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); название территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и др. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с управлением по делам архивов срок хранения. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое для продолжения и др. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные порядковые номера. По окончании делопроизводственного года работник канцелярии администрации Губернатора области составляет итоговую запись о категории и количестве заведенных за истекший год дел. Формирование дел 13.6. Исполненные и оформленные согласно настоящей инструкции документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется в отделе делопроизводства. 13.7. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов, при наличии большего количества листов дело подразделяется на тома. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или их сочетании. 13.8. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельные тома. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Документы заседаний Правительства области группируются в два дела. Первое дело формируется из протокола заседания Правительства области, стенограммы, докладов, информаций, справок, списков присутствующих членов Правительства области, приглашенных. Второе дело формируется из материала о подготовке и проведении заседания. Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Оформление дел 13.9. Дела администрации Губернатора области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архивной службы. 13.10. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение 13); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 14); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить на скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 13.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления из документов удаляются. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и другими) нумеруется как один лист. Приложение к делу, составляющее отдельные том, нумеруется отдельно. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 15). На обложке помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (администрация Губернатора области), наименование подразделения администрации Губернатора области, индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел; в необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения (проставляются номера протоколов, постановлений, распоряжений, виды и формы отчетности и т.п.). Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами являются: начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем и конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов ( в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок подразделения администрации Губернатора области. При выведении крайних дат не учитываются даты списания документов в дело и дела в архив, резолюций, отметок исполнителя и даты, проставленные датером (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных). При написании дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения (например: 9 мая 1945 года). При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание (например: 09.05.45). Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел. На обложках дел временного срока хранения указывается только год. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части). Подготовка документов к последующему хранению и использованию 13.12. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив администрации Губернатора области. Экспертиза ценности документов - это определение политического, народнохозяйственного, социально - культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации Губернатора области создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Экспертиза ценности осуществляется ежегодно. ЭК организует свою работу в соответствии с положением. Положение об ЭК утверждается Руководителем администрации Губернатора области после согласования ЭПК управления по делам архивов. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы, документы временного срока хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел и документов к уничтожению (приложение 16). Оперативное хранение документов и дел 13.13. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющие документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. 13.14. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела (приложение 17), которая помещается на место выданного дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам (приложение 18). Изъятие и выдача документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя администрации Губернатора области с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Составление описей дел с последующей передачей в архив 13.15. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложение 19). Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В администрации Губернатора области в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи администрации Губернатора области, по которой ведомственный архив сдает дела на хранение в Государственный архив Калужской области. 13.16. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером), порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом, графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же" при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностей их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т.п. Прием каждого дела в ведомственный архив производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения, сдающего дела. В конце описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел в архив, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи. Годовые разделы сводной описи дел постоянного хранения представляются на рассмотрение ЭК администрации, а затем на утверждение ЭПК управления по делам архивов. Описи составляются по установленной форме в 4-х экземплярах. Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется актом (приложение 16). Акты рассматриваются ЭК администрации Губернатора области и утверждаются Руководителем администрации Губернатора области. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период времени утверждены ЭПК управления по делам архивов. Приложение 1 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области АКТ Мы, нижеподписавшиеся работники отдела прохождения документов канцелярии администрации Губернатора Калужской области, __________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ составили акт о том, что "___" ______________ 1997 г. при вскрытии пакета ___________________________________________________________ в нем не оказалось _______________________________________________ Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Подписи: _______________________ _______________________ _______________________ Приложение 2 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области АКТ Мы, нижеподписавшиеся работники отдела прохождения документов канцелярии администрации Губернатора Калужской области, __________________________________________________________________ составили акт о том, что "___" ____________ 1997 г. в соответствии с просьбой Управления делопроизводства ___________________________ первый вариант ___________________________________________________ (название, дата и номер документа) взамен которого поступил новый документ, уничтожен. Подписи: ___________________ ___________________ ___________________ Приложение 3 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ У ГУБЕРНАТОРА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ В.В.СУДАРЕНКОВА 20 января 1997 г. № ВС-08/5 Присутствовали: директор департамента финансов и бюджета - Куреннов В.А. директор департамента экономики и - Розанова Т.Г. промышленности директор департамента образования и науки - Филимонов В.Я. председатель комитета по охране окружающей - Алдушкин М.И. среды начальник управления по делам ГО и ЧС - Кусакин Ю.А. заместитель директора департамента - Неретин Г.И. сельского хозяйства и продовольствия начальник Калужского ЦГМС - Семенова В.П. представитель Калужского ЦГМС - Инкина Т.В. начальник Канцелярии Губернатора области - Каминский Э.Э. I. О развитии гидрометеослужбы Калужской области (Семенова, Розанова, Куреннов, Кусакин, Неретин, Алдушкин, Филимонов, Инкина, Сударенков) (Текст) В.В.Сударенков Приложение 4 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области (Лицевая сторона) ---------T------------------------------------------------T------¬ ¦0229140 ¦ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ¦ ¦ +--------+------------------------------------------------+------+ ¦Корреспондент ¦ ¦Ф.И.О., адрес, телефон ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Предыдущие обращения от № от № ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Вид документа ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Автор, дата ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Индекс сопроводительного письма ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Дата, индекс поступления ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Краткое содержание ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Ответственный исполнитель ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Резолюция ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Автор резолюции ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Срок исполнения ¦ L----------------------------------------------------------------- (Оборотная сторона) ХОД ИСПОЛНЕНИЯ --------------T-----------T------------------------------T-------------------¬ ¦Дата передачи¦Исполнитель¦Отметка о промежуточном ответе¦Контрольные отметки¦ ¦на исполнение¦ ¦ или дополнительном запросе ¦ ¦ +-------------+-----------+------------------------------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+-----------+------------------------------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+-----------+------------------------------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+-----------+------------------------------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+-----------+------------------------------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+-----------+------------------------------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L-------------+-----------+------------------------------+-------------------- -----------------------------------------------------------------------------¬ ¦Дата, индекс ¦ ¦исполнения (ответа) ¦ +----------------------------------------------------------------------------+ ¦Адресат ¦ +----------------------------------------------------------------------------+ ¦Содержание ¦ +----------------------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------------------+ ¦С контроля снял Подпись контролера ¦ +------------T-------------T-------------------------T-----------------------+ ¦Дело ¦Том ¦Листы ¦Фонд ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Опись ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Дело ¦ L------------+-------------+-------------------------+------------------------ Приложение 5 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области ----------¬ ¦ Герб ¦ ¦Калужской¦ ¦ области ¦ L---------- ГУБЕРНАТОР КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ __________ 19__ г. При ответе ссылаться на наш № ________ ______________________________________ ______________________________________ Направляется на рассмотрение письмо гр. _____________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ О результатах рассмотрения сообщите заявителю и администрации. Приложение: на ___________ л. подлежит возврату. Губернатор области В.В.Сударенков Приложение 6 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области ----------¬ ¦ Герб ¦ ¦Калужской¦ ¦ области ¦ L---------- ГУБЕРНАТОР КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ _________ 19__ г. При ответе ссылаться на наш № ________ ______________________________________ ______________________________________ Направляется на рассмотрение письмо гр. _____________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ О результатах рассмотрения сообщите заявителю. Приложение: на ___________ л. Губернатор области В.В.Сударенков Приложение 7 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области ----------¬ ¦ Герб ¦ ¦Калужской¦ ¦ области ¦ L---------- ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ _________ 19__ г. При ответе ссылаться на наш № ________ ______________________________________ ______________________________________ Направляется на рассмотрение письмо гр. _____________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ О результатах рассмотрения сообщите заявителю и администрации. Приложение: на ___________ л. подлежит возврату. Вице-Губернатор области А.Д.Артамонов Приложение 8 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области ----------¬ ¦ Герб ¦ ¦Калужской¦ ¦ области ¦ L---------- ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ _________ 19__ г. При ответе ссылаться на наш № ________ ______________________________________ ______________________________________ Направляется на рассмотрение письмо гр. _____________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ О результатах рассмотрения сообщите заявителю. Приложение: на ___________ л. Вице-Губернатор области А.Д.Артамонов Приложение 9 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области ----------¬ ¦ Герб ¦ ¦Калужской¦ ¦ области ¦ L---------- АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА _____________________ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ _____________________ 248661, г. Калуга, пл. Старый _____________________ торг, 2, тел. 7-23-57 _____________________ № __________ от ___________ на № ________ от __________ Отдел по работе с обращениями граждан сообщает, что Ваше заявление, поступившее из ________________________________________ направлено на рассмотрение _______________________________________ __________________________________________________________________ "____" __________________ 199_ г. № ___________ О результатах Вам будет сообщено. Заведующий отделом по работе с обращениями граждан __________ Приложение 10 к инструкции по делопроизводству в администрации губернатора Калужской области (Лицевая сторона) КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН № _____________ Дата приема "___" ________________ 199_ г. Фамилия, И.О. заявителя ______________________________________ Адрес _______________________________________________________ __________________________________________________________________ Содержание заявления ________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Фамилия ведущего прием _______________________________________ Результат рассмотрения заявления ____________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (Оборотная сторона) ---------T-------------------------------------------------------¬ ¦ Дата ¦ Отметка о повторных обращениях ¦ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ +--------+-------------------------------------------------------+ L--------+-------------------------------------------------------- Приложение 11 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области Утверждаю ____________________________________ ____________________________________ (наименование должности руководителя подразделения) _________ _________________________ (подпись) (инициал имени, отчества, фамилия) "_____" _________________ АКТ № ___ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ), НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ДАЛЬНЕЙШЕМУ ХРАНЕНИЮ Мы, __________________________________________________________ (перечислить фамилии, имена, отчества и должности __________________________________________________________________ работников, составивших данный акт) __________________________________________________________________ отобрали к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы (дела) __________________________________________________________________ (наименование подразделения) ---T---T---------------------------------T----------T----------¬ ¦№ ¦Год¦Заголовок, номер документа (дела)¦Количество¦Примечание¦ +--+---+---------------------------------+----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--+---+---------------------------------+----------+----------- ИТОГО за ____ год в акт № __ внесено _______ документов (дел) (прописью) ________________________________________ (подписи работников, составивших акт) ________________________________________ ________________________________________ Документы (дела) уничтожены _________________________________ (подпись работника службы делопроизводства) Приложение 12 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области Наименование организации Утверждаю НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности ______________ № ________ руководителя организации __________________________ (место составления) Подпись Расшифровка подписи на _________ год Дата -------T--------------T-----------T-----------------T----------¬ ¦Индекс¦Заголовок дела¦Количество ¦ Срок хранения ¦Примечание¦ ¦ дела ¦(тома, части) ¦дел (томов,¦ дела (тома, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ частей) ¦части) и № статей¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦ +------+--------------+-----------+-----------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ L------+--------------+-----------+-----------------+----------- Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка подписи Дата Виза заведующего архивом (лица, ответственного за архив) Одобрено Согласовано Протокол ЭК Протокол ЭПК управления от______________ № __________ по делам архивов от ___________ № _______ Продолжение приложения 12 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году в организации ----------------------------T-------T----------------------------¬ ¦По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦ ¦ ¦ +-----------T----------------+ ¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой "ЭПК"¦ +---------------------------+-------+-----------+----------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +---------------------------+-------+-----------+----------------+ ¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------+-------+-----------+----------------+ ¦временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------+-------+-----------+----------------+ ¦временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------+-------+-----------+----------------+ ¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦ L---------------------------+-------+-----------+----------------- Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в ведомственный архив Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение 13 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________________________ Фонд _____________________________ Опись _____________________ В деле подшито и пронумеровано ______________________________ лист(ов), в том числе: литерные листы ____________________________ __________________________________________________________________ пропущенные номера _______________________________________________ Листов внутренней описи _____________________________________ __________________________________________________________________ Особенности физического состояния и формирование дела N№ листов __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи) "___" __________________ 19__ г. Приложение 14 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № _____________ ---T----------------T---------T-----------T-----------T----------¬ ¦ N¦Индекс документа¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦Примечание¦ ¦пп¦ ¦документа¦ документа ¦листов дела¦ ¦ +--+----------------+---------+-----------+-----------+----------+ ¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ L--+----------------+---------+-----------+-----------+----------- Итого ____________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи __________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись Подпись Расшифровка документов дела подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Приложение 15 "Форма обложки дела" см. первоисточник. Приложение 16 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области Наименование ведомства Утверждаю Наименование учреждения _________________________________ (наименование должности руководителя учреждения, его инициалы и фамилия) Подпись Дата АКТ Дата ____________ Индекс _____________ ______________________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов и дел Основание: распоряжение Руководителя администрации № ______ от __________________ (дата) Составлен: экспертной комиссией Председатель комиссии: ______________________________________ (должность, инициалы, фамилия) Члены комиссии: _____________________________________________ (должности, инициалы, фамилии) __________________________________________________________________ Присутствовали: _____________________________________________ (должности, инициалы, фамилии) Комиссия, руководствуясь перечнем ___________________________ __________________________________________________________________ (название перечня) отобрала к уничтожению как не имеющие научно - исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела. __________________________________________________________________ (наименование учреждения, в деятельности которого отложились документы, __________________________________________________________________ не подлежащие дальнейшему хранению) ---T------------T-------------------------------T-------T-------------T----------¬ ¦NN¦Годы доку- ¦ Заголовки документов и дел ¦Поясне-¦ Количество ¦ Номера ¦ ¦пп¦ментов и дел¦(групповые или индивидуальные),¦ния ¦ документов ¦статей по ¦ ¦ ¦ ¦ индекс дел по номенклатуре, ¦ ¦и дел (томов)¦ перечню ¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ ¦ ¦ +--+------------+-------------------------------+-------+-------------+----------+ ¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +--+------------+-------------------------------+-------+-------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--+------------+-------------------------------+-------+-------------+----------- Всего дел ___________________________________________________ (цифрами и прописью) Председатель экспертной комиссии ____________________________ (инициалы, фамилия) Подпись Члены: Подписи ________________________ (инициалы, фамилии) Документы уничтожены ___________________________________ (дата) Должность ___________________ Подпись ___________________ (инициалы, фамилия) Дата ___________________ Приложение 17 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области Наименование организации Название архива КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА Дело ________________________________________________________ (№ и заголовок) Опись _______________________________________________________ (№ и название) Фонд ________________________________________________________ (№ и название) Выдано ______________________________________________________ (дата выдачи) (кому выдано) во временное пользование (читальный зал) до ______________________ (дата возврата) Наименование должности Подпись Расшифровка сотрудника, выдавшего подписи дело Формат А4 (210 x 297 мм) Приложение 18 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области Наименование организации АКТ __________________ № ___________ ________________________________ (место составления) о выдаче дел во временное пользование _______________________________________________________ (наименование организации, ее почтовый индекс и адрес) Основание_________________________________________________________ __________________________________________________________________ Для какой цели выдаются дела______________________________________ Выдаются следующие дела из фонда N________________________________ (название фонда) ----T-------T-------T----------T--------T----------T----------¬ ¦N№ ¦ Опись ¦ Дело ¦ Заголовок¦ Дата ¦Количество¦Примечание¦ ¦пп ¦ № ¦ № ¦ дела ¦ дела ¦ листов в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ деле ¦ ¦ +---+-------+-------+----------+--------+----------+----------+ ¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ L---+-------+-------+----------+--------+----------+----------- Всего выдается _______________ дел, срок возвращения ________ (цифрами и прописью) Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями. Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела. Получатель обязуется вернуть дела в ведомственный архив организации в указанный в акте срок. Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел. Наименование должности Наименование должности руководителя организации, руководителя организации - выдавшего дела получателя Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи Дата Дата Гербовая печать организации Гербовая печать организации Выдал дела по поручению Руководителя администрации заведующий отделом ___________________ Подпись Расшифровка подписи Дата Принял дела по поручению руководства ________________________ __________________________ (наименование организации) заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата Дела возвращены в полном объеме и сохранности: Сдал по поручению руководства организации - получателя заведующий ведомственным архивом. Подпись Расшифровка подписи Дата Принял по поручению Руководителя администрации заведующий _____________________ отделом Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение 19 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Калужской области Утверждаю Руководитель администрации Губернатора области ___________________________ Подпись Расшифровка подписи 00.00.00 Фонд № ____ Опись № ____ дел постоянного хранения ________________________________ название учреждения за _________________________ год ----T------T----------------T-----------T-------------T----------¬ ¦N№ ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Дата дела ¦ Количество ¦Примечание¦ ¦пп ¦дела ¦ (тома, части) ¦ (тома, ¦ листов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ в деле ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томе, части)¦ ¦ +---+------+----------------+-----------+-------------+----------+ ¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ L---+------+----------------+-----------+-------------+----------- В данный раздел описи внесено ___________________________ дел прописью и цифрами с № ________________ по № ____________________ в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности Подпись Расшифровка подписи составителя 00.00.00 Заведующий архивным учреждением Подпись Расшифровка подписи (лицо, ответственное за архив) 00.00.00 Утверждено Одобрено ЭПК _________________________ ЭК _______________________ название архивного органа название учреждения Протокол от __________ № ___ Протокол от _________ № ___ Форма описи дел постоянного хранения учреждения Формат А4 (210 x 297) ------------------------------------------------------------------ -------------------- + Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru