ЗАКОН Калужской области № 129-ОЗ от 14.06.2002
"О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ"
(ПРИНЯТ ПОСТАНОВЛЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ № 370 ОТ 06.06.2002)
(ред. от 10.01.2003)
Официальная публикация в СМИ:
В данном виде документ не опубликован.
Первоначальный текст документа опубликован в издании
"Весть", № 142, 19.06.2002.
Утратил силу в связи с изданием Закона Калужской области № 135-ОЗ от 27.10.2005.
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ
КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
Принят
Постановлением
Законодательного Собрания Калужской области
от 6 июня 2002 г. № 370
(в ред. Закона Калужской области от 10.01.2003 № 177-ОЗ)
Статья 1. Общие положения
1. Прохождение государственной службы отражается в личном деле государственного служащего Калужской области (далее - государственный служащий).
Ведение нескольких личных дел одного государственного служащего не допускается.
При поступлении гражданина на государственную службу личное дело оформляется после издания распоряжения (приказа) руководителя органа государственной власти Калужской области либо иного государственного органа, образованного в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Уставом Калужской области (далее государственные органы Калужской области), о его назначении на государственную должность государственной службы.
2. Сбор и внесение в личные дела государственных служащих сведений об их политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещается.
3. Сведения, содержащиеся в личном деле государственного служащего, являются конфиденциальными, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством.
4. Государственный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, а также на приобщение к личному делу своих объяснений, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.
5. Ведение личных дел государственных служащих осуществляется кадровой службой соответствующего государственного органа Калужской области.
В обязанности кадровой службы государственного органа Калужской области, осуществляющей ведение личных дел, входит:
- оформление, ведение личных дел;
- внесение изменений в учетные данные государственных служащих;
- обеспечение сохранности и учета личных дел;
- хранение личных дел;
- ознакомление государственных служащих с документами их личных дел по просьбе указанных лиц и во всех иных случаях, предусмотренных действующим законодательством;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах государственных служащих.
Работники кадровой службы государственного органа Калужской области могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел государственных служащих, установленного настоящим Законом.
6. При переводе государственного служащего на новое место государственной службы его личное дело передается по указанному месту государственной службы.
Статья 2. Формирование личного дела государственного
служащего
1. Личное дело государственного служащего в установленном настоящим Законом порядке содержит:
1) опись документов, имеющихся в личном деле (далее - опись документов) (приложение № 1);
2) анкету (приложение № 2);
3) послужной список (приложение № 3);
4) копии документов об образовании;
5) справку из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении;
6) медицинское заключение о состоянии здоровья в соответствии с требованиями действующего законодательства;
7) решение конкурсной комиссии о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы (при замещении государственной должности государственной службы по конкурсу);
8) заявление о поступлении на государственную службу в государственном органе Калужской области;
9) копии распоряжений (приказов) или решений о назначении лица на государственную должность государственной службы, об освобождении его от замещаемой должности, а также о переводе на другую должность;
10) трудовой договор с государственным служащим;
11) копию трудовой книжки;
(в ред. Закона Калужской области от 10.01.2003 № 177-ОЗ)
12) копии документов, подтверждающие прохождение военной или иной службы;
13) документы, подлежащие приобщению к личному делу в период прохождения государственным служащим государственной службы (документы о результатах конкурса, если гражданин принят на государственную службу по конкурсу, испытания, если таковое устанавливалось, аттестации; свидетельства о сдаче квалификационных экзаменов; служебные характеристики; копии документов о прохождении переподготовки, повышении квалификации, стажировки;
(подпункт 13) в ред. Закона Калужской области от 10.01.2003 № 177-ОЗ)
14) иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и законами Калужской области.
2. Документы личного дела помещаются в твердую обложку, титульный лист которой содержит запись установленного образца в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 "Обложки дел для длительных сроков хранения. Технические условия" (приложение № 4). (в ред. Закона Калужской области от 10.01.2003 № 177-ОЗ)
Абзац второй исключен - Закон Калужской области от 10.01.2003 № 177-ОЗ.
3. Все поступающие в личное дело государственного служащего документы располагаются в хронологическом порядке.
4. Документы, содержащиеся в личном деле государственного служащего, брошюруются, страницы нумеруются.
Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в порядке поступления.
Листы описи документов на нескольких листах нумеруются отдельно.
Статья 3. Требования к оформлению документов, составляющих
личное дело государственного служащего
1. Анкета содержит перечень вопросов о биографических данных государственного служащего, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, участии в работе выборных органов, о близких родственниках, об отношении к воинской обязанности и другие вопросы согласно приложению № 2.
Анкета заполняется собственноручно гражданином, поступающим на государственную службу. Ответы на все вопросы анкеты даются в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах гражданина, поступающего на государственную службу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются.
Полнота заполнения анкеты, правильность указанных в ней сведений и соответствие документам, предъявленным гражданином, поступающим на государственную службу, проверяется работником кадровой службы государственного органа Калужской области.
Анкета подписывается гражданином, поступающим на государственную службу, после соответствующей сверки работником кадровой службы государственного органа Калужской области внесенных в анкету сведений.
2. Послужной список содержит сведения о трудовой деятельности и об ее изменениях, касающихся периода после заполнения анкеты государственным служащим.
Послужной список ведется на протяжении всего периода прохождения государственным служащим государственной службы.
Послужной список составляется кадровой службой государственного органа Калужской области на основании документов, подтверждающих сведения, вносимые в послужной список.
Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его формой, не допускается.
Послужной список подписывается руководителем кадровой службы соответствующего государственного органа Калужской области и заверяется печатью кадровой службы этого государственного органа.
С оформленным послужным списком государственный служащий знакомится под расписку.
3. В случае изменения данных, содержащихся в личном деле государственного служащего, государственный служащий обращается в кадровую службу государственного органа Калужской области с письменным заявлением и документами, подтверждающими указанные изменения.
4. При составлении и последующем ведении послужного списка:
1) в разделе 7 в хронологическом порядке производятся записи о перемещениях по государственной службе с указанием даты назначения на государственную должность государственной службы и освобождения от государственной должности государственной службы, места государственной службы, основания внесения записи.
Основаниями для внесения записей в раздел 7 являются распоряжения (приказы) руководителя соответствующего государственного органа Калужской области.
При прекращении государственной службы в раздел 7 послужного списка вносится запись об основании прекращения государственной службы;
2) в разделе 8 отражаются результаты конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы, испытания при принятии на государственную должность государственной службы.
Сведения о результатах конкурса, испытания, аттестаций записываются в строгом соответствии с принятыми решениями;
3) раздел 9 содержит сведения о сдаче государственным служащим государственных квалификационных экзаменов и результатах аттестации для присвоения квалификационных разрядов;
4) раздел 10 содержит сведения о присвоении государственному служащему знаков отличия Российской Федерации, почетного звания Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и бывшего Союза ССР, иностранных государств о награждении государственного служащего государственными наградами Российской Федерации и иных поощрениях;
5) раздел 11 содержит сведения о заболеваниях или потере трудоспособности, связанных с исполнением государственным служащим должностных обязанностей при прохождении им государственной службы;
6) раздел 12 содержит сведения о выездах за границу в служебные командировки в период прохождения государственной службы с указанием цели поездки;
7) раздел 13 содержит данные о работе государственного служащего на выборных должностях.
5. Копии документов об образовании, распоряжений (приказов), иных документов, помещаемых в личное дело государственного служащего, должны иметь отметку об их заверении.
Вместо копии распоряжения (приказа) в личное дело может быть помещена выписка из него.
6. Вопросы оформления иных документов, составляющих личное дело государственного служащего и перечисленных в пункте 1 статьи 2 настоящего Закона, регулируются в соответствии с нормами действующего законодательства.
Статья 4. Учет и хранение личных дел
1. Учет личных дел производится в инвентарной книге (приложение № 5). Порядковый номер личного дела на титульном листе обложки личного дела соответствует номеру в инвентарной книге.
Не реже одного раза в два года производится сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге и проверка состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.
2. Личные дела могут выдаваться для ознакомления кругу должностных лиц, определяемому распоряжением (приказом) руководителя государственного органа Калужской области.
3. Запись о выдаче личного дела для ознакомления производится в контрольной карточке (приложение № 6). При возвращении личного дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения.
4. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, изымать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.
5. Временное изъятие документов из личного дела может быть произведено в исключительных случаях руководителем кадровой службы государственного органа Калужской области по указанию руководителя этого государственного органа.
Вместо изъятого документа в личное дело вкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визой руководителя государственного органа Калужской области, давшего указание на изъятие документа.
Сведения о дате и причинах изъятия документа, вносятся в графы 5, 6 описи документов.
6. При переводе государственного служащего на новое место государственной службы его личное дело передается в кадровую службу нового места государственной службы по адресу, указанному государственным служащим, не позднее 5 календарных дней со дня издания распоряжения (приказа) о переводе.
При прекращении государственной службы личное дело государственного служащего хранится кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передается в архив.
Запись о снятии с учета личного дела государственного служащего производится в инвентарной книге и контрольной карточке.
7. При передаче личного дела в другой государственный орган Калужской области или на архивное хранение в конце дела подшивается лист - заверитель дела (приложение № 7), в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также физическое состояние дела. Заверительная надпись производится работником кадровой службы государственного органа Калужской области, ответственным за ведение личных дел.
В описи документов производится итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов описи документов. Опись документов подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления итоговой записи.
8. Личные дела хранятся в кадровых службах государственных органов Калужской области.
Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы.
Статья 5. Порядок вступления в силу настоящего Закона
1. Настоящий Закон вступает в силу через 10 дней после его официального опубликования.
2. Губернатору Калужской области, органам государственной власти Калужской области и иным государственным органам Калужской области привести свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим Законом.
3. Кадровым службам государственных органов Калужской области привести личные дела государственных служащих в соответствие с настоящим Законом.
Губернатор Калужской области
А.Д.Артамонов
г. Калуга
14 июня 2002 г.
№ 129-ОЗ
Приложение № 1
к Закону Калужской области
от 14 июня 2002 г. № 129-ОЗ
ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ, ИМЕЮЩИХСЯ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ № _________
____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Приложение № 2
к Закону Калужской области
от 14 июня 2002 г. № 129-ОЗ
АНКЕТА
(заполняется собственноручно)
1. Фамилия _______________________________________________
Имя ___________________________________________________
Отчество ______________________________________________
--------------------------------T------------------------------¬
¦2. Если изменяли фамилию, имя ¦ ¦
¦или отчество, то укажите их, а ¦ ¦
¦также когда, где и по какой ¦ ¦
¦причине изменяли ¦ ¦
+-------------------------------+------------------------------+
¦3. Год, число, месяц и место ¦ ¦
¦рождения (село, деревня, город,¦ ¦
¦район, область, край, ¦ ¦
¦республика) ¦ ¦
+-------------------------------+------------------------------+
¦4. Гражданство (если изменяли, ¦ ¦
¦то укажите когда и по какой ¦ ¦
¦причине) ¦ ¦
+-------------------------------+------------------------------+
¦5. Образование, когда и какие ¦ ¦
¦образовательные учреждения ¦ ¦
¦окончили, номера дипломов. ¦ ¦
¦Специальность по диплому. ¦ ¦
¦Квалификация по диплому ¦ ¦
+-------------------------------+------------------------------+
¦6. Ученая степень, ученое ¦ ¦
¦звание, когда присвоены, номера¦ ¦
¦дипломов ¦ ¦
+-------------------------------+------------------------------+
¦7. Какими иностранными языками ¦ ¦
¦и языками народов Российской ¦ ¦
¦Федерации владеете и в какой ¦ ¦
¦степени (читаете и можете ¦ ¦
¦объясняться, владеете свободно)¦ ¦
+-------------------------------+------------------------------+
¦8. Были ли за границей, где, ¦ ¦
¦когда и с какой целью ¦ ¦
L-------------------------------+-------------------------------
9. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.).
При заполнении данного пункта необходимо именовать учреждения, организации и предприятия так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности и номера воинской части.
--------------------T------------------------------------T---------------¬
¦ Месяц и год ¦ Должность с указанием учреждения, ¦Местонахождение¦
+-----------T-------+организации, предприятия (независимо¦ учреждения, ¦
¦поступления¦ ухода ¦ от формы собственности и ¦ организации, ¦
¦ ¦ ¦ организационно - правовой формы) ¦ предприятия ¦
+-----------+-------+------------------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+-------+------------------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+-------+------------------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+-------+------------------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+-------+------------------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+-------+------------------------------------+----------------
--------T-----------------T----------T---------------T---------------¬
¦Степень¦ Фамилия, имя, ¦Год, место¦ Место работы, ¦ Адрес места ¦
¦родства¦ отчество ¦ рождения ¦ должность ¦ жительства ¦
+-------+-----------------+----------+---------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-----------------+----------+---------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-----------------+----------+---------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-----------------+----------+---------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-----------------+----------+---------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+-----------------+----------+---------------+----------------
11. Отношение к воинской обязанности и воинское звание ______
__________________________________________________________________
12. Домашний адрес и номер телефона _________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
13. Паспорт или документ, его заменяющий ____________________
__________________________________________________________________
(номер, кем и когда выдан)
14. Дополнительные сведения (государственные награды,
поощрения, работа в выборных представительных органах, а также
другая информация, которую оформляемый желает сообщить о себе)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
___ _________________ г. Подпись __________________
(дата заполнения)
Фотокарточка и данные о трудовой
деятельности, учебе оформляемого
соответствуют документам,
удостоверяющим личность, записям в
трудовой книжке, документам об
образовании, воинской службе.
М.П. ____________________________________________
(подпись, фамилия работника кадровой службы)
___ _________________ г.
Приложение № 3
к Закону Калужской области
от 14 июня 2002 г. № 129-ОЗ
ПОСЛУЖНОЙ СПИСОК
Фамилия _____________ Имя __________ Отчество _______________
----------------------------------------T-------------------------¬
¦ Данные об образовании и квалификации ¦Основание внесения записи¦
¦ государственного служащего ¦ (номер, дата документа) ¦
¦(название графы один введено Законом ¦(название графы два ¦
¦Калужской области от 10.01.2003 ¦введено Законом Калужской¦
¦№ 177-ОЗ) ¦области от 10.01.2003 ¦
¦ ¦№ 177-ОЗ) ¦
+---------------------------------------+-------------------------+
¦1. Квалификационный разряд ¦ ¦
+---------------------------------------+-------------------------+
¦2. Образование: ¦ ¦
¦(среднее профессиональное образование, ¦ ¦
¦высшее профессиональное образование, ¦ ¦
¦послевузовское профессиональное ¦ ¦
¦образование) ¦ ¦
+---------------------------------------+-------------------------+
¦3. Какое образовательное учреждение и ¦ ¦
¦когда окончил, специальность ¦ ¦
¦(указывается полное название ¦ ¦
¦образовательного учреждения и год его ¦ ¦
¦окончания; специальность указывается в ¦ ¦
¦соответствии с дипломом о среднем ¦ ¦
¦профессиональном образовании или высшем¦ ¦
¦профессиональном образовании) ¦ ¦
+---------------------------------------+-------------------------+
¦4. Какими иностранными языками и ¦ ¦
¦языками народов Российской Федерации и ¦ ¦
¦в какой степени владеет: ¦ ¦
¦(читает и переводит со словарем, ¦ ¦
¦читает и может объясняться, владеет ¦ ¦
¦свободно) ¦ ¦
+---------------------------------------+-------------------------+
¦5. Ученая степень и ученое звание, ¦ ¦
¦когда и кем присвоены: ¦ ¦
+---------------------------------------+-------------------------+
¦6. Повышение квалификации: ¦ ¦
¦(где и когда проходил) ¦ ¦
L---------------------------------------+--------------------------
7. Данные о государственной службе:
----------------T---------------T---------------T----------------T----------¬
¦ С какого ¦По какое время ¦ Занимаемая ¦ Место службы ¦Основание ¦
¦времени (число,¦(число, месяц, ¦ должность ¦ (наименование ¦ внесения ¦
¦месяц, год) на ¦ год) на ¦государственной¦государственного¦ записи ¦
¦государственной¦государственной¦ службы ¦органа Калужской¦ (N, дата ¦
¦ службе ¦ службе ¦ ¦ области и его ¦документа)¦
¦ ¦ ¦ ¦ структурных ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ подразделений) ¦ ¦
L---------------+---------------+---------------+----------------+-----------
8. Данные о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы, испытания при замещении государственной должности государственной службы.
-------------------------------T-------------------------------¬
¦Основание проведения конкурса,¦Выводы по результатам конкурса,¦
¦ испытания ¦ испытания ¦
L------------------------------+--------------------------------
9. Результаты сдачи государственных квалификационных экзаменов или аттестации для присвоения квалификационных разрядов:
------------------T-----------------T---------------------------¬
¦Время проведения ¦ По какому ¦Результаты государственного¦
¦квалификационного¦квалификационному¦квалификационного экзамена ¦
¦ экзамена, ¦ разряду ¦ или аттестации ¦
¦ аттестации ¦ ¦ ¦
L-----------------+-----------------+----------------------------
10. Сведения о поощрениях государственного служащего:
--------------------------T----------------------------------¬
¦Чем награжден (поощрен) и¦Основание (наименование документа,¦
¦ за что ¦ кем издан, дата и номер) ¦
L-------------------------+-----------------------------------
11. Сведения о травмах государственных служащих, полученных при прохождении государственной службы:
----------------------------------------------T---------¬
¦ Характер травм ¦ Год ¦
L---------------------------------------------+----------
12. Пребывание за границей в служебных командировках:
--------------------T-------------------T----------------------¬
¦Где и с какой целью¦ С какого времени ¦По какое время (число,¦
¦ ¦(число, месяц, год)¦ месяц, год) ¦
L-------------------+-------------------+-----------------------
13. Данные о работе государственного служащего на выборных должностях:
---------------T-------------------T---------------------------¬
¦ Наименование ¦ Дата избрания ¦Дата прекращения полномочий¦
¦ органа ¦(число, месяц, год)¦ (число, месяц, год) ¦
L--------------+-------------------+----------------------------
Руководитель кадровой службы _____________________________________
(наименование государственного органа)
Расписка в подтверждении Дата ___________ г. __________
правильности записанных Дата ___________ г. __________
сведений Дата ___________ г. __________
Дата ___________ г. __________
Приложение № 4
к Закону Калужской области
от 14 июня 2002 г. № 129-ОЗ
(Приложение № 4 в ред. Закона Калужской области
от 10.01.2003 № 177-ОЗ)
Приложение № 5
к Закону Калужской области
от 14 июня 2002 г. № 129-ОЗ
ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА
ПО УЧЕТУ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ
_____________________________________________
(наименование государственного органа)
Начата "_______" _________________ г.
Окончена "_______" _________________ г.
--------T------------------------T-----------T----------------¬
¦ № ¦ Фамилия, Имя, Отчество ¦ Дата ¦Отметка о снятии¦
¦личного¦ ¦поступления¦ с учета ¦
¦ дела ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+------------------------+-----------+-----------------
Приложение № 6
к Закону Калужской области
от 14 июня 2002 г. № 129-ОЗ
КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Личное дело № _____________
Фамилия _________________________________________________
Имя _____________________________________________________
Отчество _________________________________________________
____________________________ _______________ _________________
(наименование должностного (подпись) (Ф.И.О.)
лица, заполнившего карточку)
(оборотная сторона контрольной карточки)
Личное дело выдано (передано на хранение) ___________________
__________________________________________________________________
(наименование государственного органа, архива)
Дата отправки личного дела "_____" _________________ г.
____________________________ _______________ _________________
(наименование должностного (подпись) (Ф.И.О.)
лица, заполнившего карточку)
Приложение № 7
к Закону Калужской области
от 14 июня 2002 г. № 129-ОЗ
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________
В дело подшито (вложено) и пронумеровано ____________________
___________________________________________________________ листов
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы _________________________________
пропущенные номера __________________________________________
листов описи документов _____________________________________
--------------------------------T-----------------¬
¦ Особенности физического ¦ Номера листов ¦
¦ состояния и формирования дела ¦ ¦
+-------------------------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
L-------------------------------+------------------
